5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre E-imza;
“Başka bir elektronik veriye eklenen veya başka bir elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi ifade eder.”

• E-imza, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir
• E-imza, elektronik işlemlerde gönderilen bilginin yolda değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkar edilemeyeceğini garantiler.
• E-imza elektronik ortamda gerçekleşen işlemlerde kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garantiler.
• E-imza gerçek kişiler adına oluşturulur. Kurum adına e-imza oluşturulamaz.
  E-imzanın Getirdikleri;
  Kimlik Doğrulama
• Bütünlük
• İnkar Edilmezlik

Elektronik İmza Kullanım Alanları
Elektronik imza kullanım alanı açısından oldukça geniş bir yelpazeye sahiptir. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda belirtilen istisna süreçler haricinde ıslak imza ile yapılan her işlem için kullanılabilir.

Kanun, 5. maddesinde, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğuracağını düzenlemiştir. Ancak, maddenin devamında bu kuralın istisnası olarak, kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tâbi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyeceği hükme bağlanmıştır.

• E-devlet uygulamalarında ve uzantılarında (turkiye.gov.tr)
• UYAP ve benzeri kamu projelerinde• Sanayi Bakanlığı ve Kosgeb projelerinde
• EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) süreçlerinde
• E-Fatura uygulamalarında
• MERSİS Projesi kapsamında
• Gümrük ve Dış Ticaret işlemlerinde
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Sisteminde
• Çalışan hizmet sözleşmelerinde ve diğer tüm sözleşmelerde
• Banka talimatlarının gönderilmesinde
• Genel Kurul,Ortaklar Kurulu ve Yönetim Kurulu kararlarının imzalanmasında
• Bayi ağı, B2B iletişiminde ve sipariş sürecinde
• Elektronik arşivin e-imzalanmasında
• Islak imza gerektiren EBYS dahil tüm uygulamalarda
• Üretilen ve imzalanması gereken her türlü evrakta
• Özel uygulamalar ile kullanım alanları genişletilebilir.

Kayıtlı Elektronik Posta; dünyada yaklaşık 30 yıl önce standart elektronik postanın daha güvenli olması ve kamu – vatandaş arasındaki iletişimin hızlı ve kolay bir hale gelmesi sebebiyle Amerika Birleşik Devletleri’nde başlamıştık. Ardından 2000’li yılların başında avrupada kullanılmaya başlanmıştık. İtalya, Fransa, Almanya, Estonya gibi bir çok ülkede milyonlarca vatandaşın kullandığı “Güvenli ve Yasal” elektronik posta sistemi ile birçok işlem dijital ortamda yapılabilmeye başlanmıştır. Ülkemizde ise temelleri 2008 yılında atılan sistem, 2011 yılında BTK’nın düzenlemeleri ile hayata geçmiştir. 

İki farklı KEP gönderim şekli bulunmaktadır. Bunlardan birincisi ve en yoğun gönderimlerin gerçekleştiği sistemin adı Elektronik Yazışma (e-Yazışma) Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve özel sektör ile yaptığı KEP yazışmalarıdır. İletilerin ekinde “.eyp” formatında dosyaların bulunması zorunludur. Bu dosyalar, resmi yazışma formatlarındaki tüm bilgileri elektronik ortama taşınmış halidir. Üst yazı, ilgili kurum, Sayı, Başlık vb. bilgileri içerir. Birçok kamu kurumuna göndereceğiniz KEP iletilerinin “.eyp” formatında olmaması durumunda iletiler reddedilmektedir. 

Peki “.eyp” formatında dosyalar nasıl oluşturulabilir? 

Günümüzden en yaygın kullanılan sistem İmzager isimli TUBİTAK tarafından ücretsiz sunulan bir programdır. Bu programa, yazınızı “resmi yazışma” kuralarına uygun bir şekilde hazırlayarak ekleyebilir, .eyp formatına dönüştürebilirsiniz. Ancak yazıları oluştururken sizi bilgilendiren ve yönlendiren bir yapısı olmadığı için, ayrıca destek alabileceğiniz bir hizmet bulunmadığı için bu önemli yazılarınız alıcı tarafından reddedilebilmektedir. 

Elektronik Yazışmaları %100 doğrulluk ile nasıl oluşturabilirim?

KEPassist adını verdiğimiz, sizlere KEP adreslerinizi iş akış kurallarınıza göre yönetmenizi sağlayan çözümüz sayesinde, programın içerisinden elektronik yazışmalarınızı oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Bu yazıları Zaman Damgamız ile imzalayarak e-İmzanız ile imzalayabilirsiniz. 

Diğer KEP yazışma metodu ile Standart KEP adı verilen yöntemdir. Bu yöntemde iletinin ekine herhangi bir dosya ekleme zorunluluğunuz ve içeriğin herhangi bir formatta olma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ağırlıklı olarak Özel şirketlerin kendi aralarında ya da personelleri ile yaptığı yazışmaları kapsam. 

BTK’nin verilerine göre günümüzde 500.000’e yakın KEP adresi bulunmaktadır. Bireylerin ve Şirketlerin KEP adreslerine, KEP hesabınızın “Rehber” bölümünden ulaşabilirsiniz. Ayrıca ülkemizde günlük 30 bin adedin üzerinde KEP gönderimi yapılmaktadır. Özelikle KEP İnsan Kaynakları adını verdiğimiz, Şirketlerin çalışanları ile Bordro, Yıllık izin, İhtar, Sözleşme gibi gönderimlerini birkaç dakika içerisinde personel başına 1-2 TL ‘lik maliyetler ile gerçekleştirdiği uygulamalar sayesinde KEP gönderim adetleri hızla artmaktadır. Aylık KEP-İK uygulamasından gönderilen Bordro ağırlıklı KEP iletilerinin 100.000’i geçtiği bilinmektedir. 

İş kanunun 37. Maddesine göre İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.

İş Kanunu kapsamında çalışanının bordrosunu gördüğünü ve teslim aldığını ispat etme yükümlülüğü işverene aittir.

Çok çalışanı olan ya da birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren şirketlerde bordroların imza karşılığı teslimi zor olmaktadır.

İmzalı nüshaların arşivlenmesi de ek yük oluşturmaktadır. Geleneksel süreçte bordrolar basıldıktan sonra onlarca farklı lokasyona gönderilir, burada çalışanlara imzalatıldıktan sonra bir kopyası tekrar merkeze iletilir. Hizmet sağlayıcı e-Bordro ile bu uygulamanın yarattığı işgücü kaybı ile sarf malzemesi, ekipman ve dağıtım giderlerindeki ilave maliyetler önlenir, zaman ve maliyet tasarrufu sağlanır.

e-Bordro, şirket çalışanlarına ücret bordrolarının KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) mailleri üzerinden yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda iletildiği bir sistemdir.

Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) İnsan Kaynakları, şirket çalışanlarına ücret bordrolarının KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik ortamda iletildiği bir sistemdir.

Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) Kurum ile çalışanları arasında;

• Bordro
• Sözleşme
• Savunma talepleri
• İhtarlar
• Mazeret izni kullanımı
• Yıllık izin kullanımı talepleri
• Atama/Görevlendirme yazıları
• Hedef ve Performans değerlendirme
• Maaş artışı / Prim ödemesi bildirimleri 

Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) İnsan Kaynakları aracılığıyla KEP kullanımı ile yasal bağlamda ve hukuki kanıt güvencesi ile yapılabilmektedir.

Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) İnsan Kaynakları ile Bordro gönderim süreci;

Geleneksel süreçte bordrolar basıldıktan sonra farklı noktalara gönderilir, burada çalışan personel imzaladıktan sonra bir kopyasını tekrar kuruma iletmesi gerekmektedir. Bu süreçler yerine, elektronik ortamda yasal geçerli ve güvenli şekilde gönderimini sağlayabilirsiniz.

KEP İnsan Kaynakları ile ise, geleneksel uygulamanın yarattığı kargo, kâğıt ve toner, bordro nüshaların arşivlenmesi vb. süreçlerin yol açtığı iş gücü ve maliyet, giderlerinin önüne geçerek tasarruf sağlayabilirsiniz.
Bordroların tek tek veya çoklu imzalanıp gönderilmesini ve bir konektör üzerinde bordroları görüntüleme ve yazdırma özelliğini kullanabilirsiniz.

KEP İnsan Kaynakları Avantajlar

• Kanunen geçerlidir.
• Hukuki delil niteliğindedir.
• Şirketi ve çalışanı korur.
• İnsan Kaynakları süreçlerini hızlandırır.
• Kontrol kolaylığı sağlar.
• Etkili zaman yönetimi sağlar.
• Arşivleme  derdini  ortadan  kaldırır.
• Kargo  ve  kurye  masraflarını  ortadan kaldırır.
• Kağıt tasarrufu sağlar.

Hizmet sağlayıcı, BTK (Bilişim Teknolojileri Kurumu) tarafından onaylı Zaman Damgası Sertifika Hizmet Sağlayıcısının iş ortağıdır. Hizmet sağlayıcı Zaman Damgası sertifikaları, e-defter, e-fatura, e-arşiv gibi tüm e-devlet uygulamalarında geçerlidir.

e-Fatura Nedir?

Türkiye’de 397 sıra no.lu VUK tebliği ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.
E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için yurt dışı uygulamalar incelenerek başarıya ulaşmış e-fatura işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR benimsenmiştir.

Sosyal Güvenlik Kurumu 1 Ekim 2017 tarih itibariyle e-Fatura uygulamasına dahil oldu. Bu sebeple de e-Fatura mükellefleri SGK ya kesecekleri faturaları e-Fatura olarak düzenlemek zorundalar.

İhracat faturalarının e-Fatura olarak düzenlenmesi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan tebliğ değişikliği ile hayata geçmiş oldu. Bu bağlamda e-Fatura mükellefleri ihracat faturalarını da tebliğde belirtilen esaslar çerçevesinden e-Fatura olarak düzenlemek zorundadırlar.

Hizmet sağlayıcı e-Fatura Portal uygulaması ihracat faturalarının e-Fatura olarak düzenlenmesi için kullanıcılara PRATİK ve HIZLI bir kullanım imkanı sunmaktadır. Türkiye’nin en gelişmiş e-Fatura Portalı ile bir çok özelliklere ve yeteneklere tek bir uygulama üzerinden sahip olmak mümkün.

e-Arşiv Fatura Nedir ?

E-Arşiv Fatura ilk olarak Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) olarak karşımıza çıkmıştır. EFKS kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kağıt olarak saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan pilot bir uygulamadır. Tedarik zinciri içerisindeki tüm firmaların arasındakı ticari belge akışının (sipariş, fatura, irsaliye, vb.) Uluslararası Standartlar kullanılarak ve şirket-içi uygulamalarla tümleşerek elektronik ortamda değişimidir.

Tasarımı itibariyle bir e-fatura çözümü olmaktan ziyade, elektronik arşivleme çözümü olan sistem içerisinde birinci nüsha faturaların elektronik imzalı pdf dokümanları şeklinde oluşturulmasına da sınırlı bir biçimde izin verilmiştir.
Mükelleflerin bir yıl içerisinde e-Fatura Uygulamasına entegre olmaları gerekmektedir.

Elektronik Ticarette E-Arşiv Fatura Devri
Öncelikle uyumluluk sürecini tamamlayan vergi mükelleflerinin faydalanabileceği uygulama, 1 Ocak 2016 itibarıyla internet üzerinden satış yapan tüm şirketler için zorunlu hale gelmiştir.

E-Fatura uygulamasıyla birlikte müşteriler, internet alışverişlerine ait faturalarını daha güvenli bir yöntemle elde ederken, sahte fatura mağduriyetlerinin de önüne geçilmiş olacak.

E-Ticaret’te E-Arşiv Fatura’nın Temel Özellikleri:

• E-ticaret firmalarına maliyet avantajı sağlayacak,
• E-ticaret firmaları kağıt faturanın baskı, posta ve e-arşiv maliyetlerinden tamamen kurtulacak,
• Düzenleme öncesi e-faturaları 10 yıl süre ile kağıt ortamında saklamak zorundaydılar. Tebliğle yapılan düzenlemelere göre ise e-ticaret firmaları bundan böyle e-Faturalarını elektronik ortamda muhafaza edebilecekler.
• Tüketicilere büyük kolaylıklar sağlanacak,
• Kişiler alışveriş yaptıklarında, faturalarını cep telefonlarına veya e-posta adreslerine gönderilebilecek,
• Gönderilecek faturalar kanuni olarak geçerli bir belge olarak saklanabilecek.
• Kredi kartı satış bilgileri, e-Fatura ile eşleştirilebilecek,

e-fatura mükellefleri faturalarını Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği süre ve formda yedeklemek ve saklamakla yükümlüdür.

Mükellefleri e-Fatura verilerini ya kendileri saklayacak / arşivleyecek yada bu görev GİB onaylı veri saklama hizmeti sunan kuruluşlarca sağlanacaktır.

Hizmet sağlayıcı e-fatura özel entegratörü olarak e-fatura veri saklama yetkinliğine sahiptir. Bu yetkinlik IT Alt Yapısı uygun özel entegratörlere GİB tarafından atanmış bir ek hizmettir.

Hizmet sağlayıcı Elektronik fatura verilerinin otomatik yedeklenmesi, dünya çapında kabul görmüş standartlar çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanması ve arşivlenmesi ihtiyaçlarını hiç bir müdahaleye gerek kalmadan otomatik olarak gerçekleştirmektedir.

Hizmet sağlayıcı veri saklama yetkinliği belli başlı temel özellikleri barındırmaktadır.

e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla, hali hazırda kâğıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin bir elektronik belgedir.

Hizmet sağlayıcı e-SMM Uygulaması, Serbest Meslek Makbuzunun belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlanması hizmetidir.

e-Serbest Meslek Makbuzu

Hizmet sağlayıcı e-SMM uygulaması 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) Uygulaması, Serbest Meslek Makbuzunun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan uygulamadır.

E-SMM (E-SERBEST MESLEK MAKBUZU) NEDİR?

Serbest meslek erbapları tarafından mesleki faaliyetlerine ilişkin olarak  213 sayılı Vergi Usul Kanununun 236. maddesine göre düzenlenen ve kağıt serbest meslek makbuzu ile aynı yasal niteliklere sahip olan elektronik ortamda düzenlenen, hizmet alanın talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda iletilen, dijital olarak muhafaza ve ibraz edilebilen ve GİB’e elektronik ortamda raporlanan elektronik belge ve raporudur.

AVANTAJLARI:

• e-Serbest Meslek Makbuzu ile basım ve saklama maliyetinizi düşüreceksiniz,
• e-Serbest Meslek Makbuzu Raporunuz kolayca oluşturarak zamandan kazanacaksınız,
• Makbuz basım gönderim takip masraflarından kurtulacaksınız,
• Tüm makbuzlarınızı dijital olarak 10 yıl güvenle saklayacaksınız,
• 10 yıl süresince saklanacağı için geçmişe dönük verilerinize hızlıca erişeceksiniz.

Hizmet sağlayıcı e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) Uygulaması elektronik ortamda Müstahsil Makbuzunun oluşturulması, muhafazası ve ibrazı ile elektronik ortamda raporlaması hizmetidir

e-Müstahsil Makbuzu

Hizmet sağlayıcı e-MM uygulaması 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) Uygulaması, müstahsil makbuzunun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası ve ibrazı ile elektronik ortamda raporlamasını kapsayan uygulamadır.

E-MM (E-MÜSTAHSİL MAKBUZU) NEDİR?

Defter tutan çiftçilerin veya toptancıların, defter tutmayan çiftçilerden satın aldıkları ürünler karşılığında düzenledikleri ticari vesikaya müstahsil makbuzu denir.

Gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden tarımsal ve hayvansal ürünler alan birinci sınıf tüccarların ticari faaliyetlerinin elektronik olarak yürütülmesi için Gelir İdaresi Dairesi tarafından belirtilen usul ve esaslarla, müstahsil makbuzu ile aynı nitelikleri taşıyan elektronik belgelerin düzenlenmesi, saklanması ve iletilmesi ve Gelir idaresi Daire Başkanlığına raporlanmasına ait işlemleri kapsayan uygulama ise e-Müstahsil Makbuzu Uygulamasıdır.

AVANTAJLARI:

• e-Müstahsil Makbuzu ile Makbuz basım ve takip maliyetinizi düşüreceksiniz,
• Tüm makbuzlarınızı dijital olarak 10 yıl güvenle saklayacaksınız,
• 10 yıl süresince saklanacağı için geçmişe dönük verilerinize hızlıca erişeceksiniz,

e-Yazışma; kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve  özel sektör ile yaptığı tüm yazışmaların elektronik ortamda, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) altyapısı kullanılarak yürütüldüğü resmi yazışma sistemidir.

2 Şubat 2015 tarihinde 19255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” e-Yazışma kapsamında kamu kurum ve kuruluşlarının resmi yazışmalarını elektronik ortamda yapmalarını ve bu sürecin Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan “e-Yazışma Teknik Rehberi”ne uyumunu zorunlu hale getirmiştir.

Hizmet sağlayıcı olarak sizler için geliştirdiğimiz zengin EYP (Elektronik Yazışma Paketi) çözümlerimiz, entegrasyon ve danışmanlık hizmetlerimiz ile e-Yazışma sistemine geçişlerinize kısa sürede ve güvenilir çözümler sunuyoruz.